Primeros pasos para comenzar a usar HubSpot CRM
Implementar un CRM como HubSpot puede marcar un antes y un después en la forma en que una empresa gestiona sus relaciones comerciales. Su interfaz intuitiva, sus múltiples funcionalidades y la posibilidad de integrar marketing, ventas y atención al cliente en una sola plataforma lo convierten en una herramienta poderosa, incluso en su versión gratuita. Pero para aprovechar todo su potencial, es clave comenzar con una correcta configuración inicial. A continuación, detallamos los pasos fundamentales para comenzar a usar HubSpot CRM de forma eficaz.
Conocé las ventajas de HubSpot CRM en nuestro artículo ¿Analizando CRMs? 4 motivos para elegir HubSpot
📥 1. Centralizar tu base de datos
Uno de los problemas más comunes en las PyMEs es que sus datos comerciales estratégicos se encuentran dispersos en Excels, WhatsApps, sistemas de email marketing, y en las Bandejas de Entrada de los vendedores. El primer paso es importar tus contactos, empresas y negocios desde archivos de Excel o Google Sheets. Esta acción centraliza toda tu información en una sola plataforma, lo que te permite tener una visión clara de tus clientes y prospectos.
HubSpot facilita el proceso al detectar automáticamente las columnas de tus archivos y ayudarte a mapear los datos con los campos correspondientes. También podés realizar importaciones masivas y segmentar tus contactos desde el inicio para trabajar de forma más organizada.
Beneficios: Todos los datos de tus clientes, proveedores claves y socios de negocios en un solo lugar.
⚙️ 2. Configurar propiedades personalizadas
Cada empresa tiene necesidades distintas, por eso es importante personalizar las propiedades o campos que utilizás para gestionar tus contactos, empresas y negocios. Además de las propiedades predeterminadas de HubSpot, se pueden crear campos propios como “Etapa de compra”, “Producto de interés” o “Tipo de cliente”.
Estas propiedades te permiten clasificar mejor tu base, filtrar de forma más precisa y generar informes más relevantes.
Beneficios: Vas a poder obtener listas segmentadas de contactos, empresas, negocios y tickets y realizar acciones comerciales y de marketing profesionales y efectivas.
Te contamos cuáles son los beneficios de la segmentación en Cómo aumentar tus ventas con la segmentación.
📧 3. Integrar el correo electrónico
Una de las funciones más valoradas de HubSpot CRM es la posibilidad de integrar tu correo electrónico corporativo (Gmail, Outlook, entre otros). Esto permite registrar automáticamente todas las interacciones con tus contactos, incluidos correos enviados y recibidos, lo que te ahorra tiempo y mejora la trazabilidad.
Además, podés enviar correos directamente desde el CRM, personalizarlos con plantillas y programar seguimientos automáticos.
Beneficios: Todas las interacciones de tus clientes con tu equipo en un solo lugar.
📈 4. Crear tu pipeline de ventas
Un paso crucial para organizar el proceso comercial es crear el pipeline (embudo de ventas). Aquí definís las etapas por las que pasan tus oportunidades de negocio, desde el primer contacto hasta el cierre de la venta.
Por ejemplo:
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Contacto inicial
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Reunión agendada
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Propuesta enviada
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Negociación
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Cierre ganado o perdido
Podés tener múltiples pipelines si ofrecés diferentes productos o servicios. Esta herramienta te permite visualizar el estado de cada oportunidad y tomar decisiones más estratégicas.
Beneficios: Vas a poder predecir (Forecastear) las ventas de tus equipos y conocer indicadores claves como tickets promedio, ciclo de ventas y tasa de conversión. Estarás listo para gestionar a tu equipo de ventas con metas alcanzables.
📝 5. Agregar tareas, notas y seguimientos
A medida que avanzás con tus contactos y negocios, es fundamental documentar cada interacción. En HubSpot podés agregar notas internas, registrar llamadas, programar tareas y establecer recordatorios para no olvidar seguimientos importantes.
Esto no solo mejora tu productividad, sino que también ayuda a mantener un historial ordenado que puede ser compartido con otros miembros del equipo.
Beneficios: Mayor conocimiento de tus clientes y flujos de trabajo de tus equipos. Estarás listo para la automatización del seguimiento comercial.
👥 6. Invitar a tu equipo de trabajo
Una de las grandes ventajas del CRM es que permite el trabajo colaborativo. Podés invitar a los miembros de tu equipo, asignarles contactos, negocios o tareas, y definir diferentes niveles de acceso según su rol.
Esto asegura que cada integrante trabaje con la información que necesita y se fomente la transparencia entre áreas.
Beneficios: Control total de la actividad comercial de tus equipos de ventas, marketing y atención al cliente.
🔁 7. Automatizar tareas básicas
Si utilizás un plan pago de HubSpot, tenés acceso a funcionalidades de automatización que te permiten optimizar procesos. Por ejemplo:
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Crear tareas automáticas cuando un contacto llega a cierta etapa
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Enviar correos personalizados en función de una acción del usuario
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Asignar contactos automáticamente según criterios predefinidos
Estas automatizaciones liberan tiempo operativo y aseguran que ningún paso importante quede sin ejecutar.
Beneficios: Baja de costos operativos y mejora de la experiencia del cliente.
📊 8. Monitorear las actividades comerciales con paneles
HubSpot ofrece dashboards personalizables para visualizar indicadores clave y sectores como:
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Ventas: Cantidad de negocios abiertos - Tasa de conversión por etapa - Rendimiento de cada representante de ventas - Origen de los negocios - Etc.
- Marketing: Cantidad de leads - Fuente de los contactos - Visitas a tu sitio web - Apertura de Email Marketing - Etc.
- Atención al cliente: Cantidad de tickets de asistencia - Tiempo de atención por operador - NPS - CES - Etc.
A través de estos informes podés detectar cuellos de botella, ajustar estrategias y tomar decisiones basadas en datos.
Beneficios: Gestión a partir de datos e identificación de puntos de mejora en las áreas de contacto con el cliente.
🎓 9. Capacitarse con StorySelling
Para sacar el mayor provecho del CRM, te acompañamos con nuestros especialistas en capacitación y contenido para ventas, marketing y atención al cliente.
Tenemos un curso llamado "Entendiendo HubSpot" con casos reales de implementación y usos que te permitirán acelerar la implementación de esta potente herramienta.
Lee más sobre capacitación en ventas de tus equipos de trabajo en esta nota.
Adoptar un CRM no es solo una decisión tecnológica: es una decisión estratégica y un cambio cultural. Empezar con una configuración sólida y un uso disciplinado de la herramienta permite ordenar procesos, mejorar la productividad comercial y brindar una mejor experiencia al cliente.
HubSpot CRM no solo es accesible, sino que también escala a medida que tu empresa crece. Con estos primeros pasos, estarás en camino hacia una gestión comercial más efectiva y profesional. ¿Conversamos?
